Processus / Prochaines étapes

 

  • Demande reçue par le YMCA

  • Le Coordonnateur régional examine la demande et communique avec le leader de groupe. Des notes sont prises ou des changements sont apportés sur la demande suite à cette conversation.

  •  Les demandes sont examinées par l’équipe nationale et considérées en vue de jumelages.

  • Les groupes sont jumelés selon les critères de sélection suivants :

o l’âge des jeunes ;

o la taille du groupe ;

o l’intérêt ;

o les coûts.

*Tous les groupes se manifestant avant les jumelages seront évalués dès réception de la demande.

 

  • Une lettre comprenant une offre potentielle est envoyée au leader de groupe via le Coordonnateur régional si un groupe partenaire approprié ou convenable a été trouvé.

  • Les leaders des deux groupes commencent à échanger à propos de la taille du groupe et au moment opportun de tenir un échange.

  • Assurez-vous d’avoir quelques dates potentielles à l’esprit afin d’accélérer le processus. Si vous optez pour un hébergement commun, assurez-vous de savoir ce qui est disponible dans votre région pour cette période de l’année. Cela pourrait signifier attendre qu’un endroit soit disponible avant d’accueillir le groupe partenaire.

  • Le nombre de participants devrait être le même pour chaque groupe afin de faciliter l’hébergement.

  • Une fois qu’une entente a été conclue et que l’approbation du conseil / du district / de l’organisme a été obtenue, le Formulaire d’acceptation du jumelage est retourné à votre Coordonnateur régional. La date limite pour retourner ce formulaire est habituellement une semaine après l’obtention de cette approbation.

  • Une fois que les deux groupes ont accepté l’entente et que les dates et les chiffres correspondent, vous avez un échange officiel.

  • Une lettre d’acceptation conditionnelle vous sera acheminée avec une liste des documents requis, le nom de votre agent de voyages, le numéro de votre groupe et la date limite pour faire parvenir lesdits documents. Cette lettre conditionnelle doit être signée par un signataire autorisé et retournée à votre Coordonnateur régional d’ici la date limite indiquée.

 

  • Les leaders de groupe doivent communiquer avec leur agent de voyage dès réception de cette lettre afin de passer en revue et confirmer leur itinéraire de voyage et celui de leur groupe partenaire, avant que des acomptes puissent être versés.

  • Les agents de voyages doivent faire parvenir par courriel l’itinéraire proposé pour les deux groupes. Ces itinéraires doivent être confirmés par les leaders de groupe dans les 48 heures afin de réserver les dates proposées.

  • Toute divergence entre ce qui a été soumis au YMCA et ce qui a été discuté avec UNIGLOBE sera porté à l’attention du YMCA et les horaires, montants, etc. seront révisés au besoin.

  • Tout changement apporté en tout temps à la composition des groupes, aux noms des participants, aux dates, etc., doivent être autorisé par le YMCA.

  • L’orientation des leaders a lieu en novembre et décembre. Consultez votre Coordonnateur régional à ce sujet.

  • À ce point, les groupes entreprennent la planification de la semaine où ils accueilleront leur groupe partenaire, consolident leurs liens à l’interne et communiquent avec leur groupe partenaire.

  • Les groupes travaillent également avec leur Coordonnateur régional afin de soumettre tous les documents requis avant les échéances fixées. Ces échéances sont déterminées par la date du séjour du premier groupe. Veuillez confirmer ces dates spécifiques avec votre Coordonnateur régional.

  • Certains documents seront dus avant d’autres :

o les formulaires de consentement des participants ;

o les preuves d’assurances ;

o les demandes de mesures spéciales.

  • Les leaders de groupe font parvenir par service de messagerie les documents à leur Coordonnateur régional afin d’assurer leur livraison.

  • Une fois que les documents originaux (et non pas des copies des formulaires de consentement) sont reçus par le Bureau régional, ils sont examinés et un résumé des documents reçus est envoyé à des fins de suivi. Tout retard pour effectuer ces suivis pourrait résulter en l’annulation ou la modification des dates de l’échange.

  • Vous recevrez des bouteilles d’eau, des insignes porte-nom avec cordon, et des étiquettes de bagages après que tous les documents et les paiements des frais des participants auront été soumis.

 

  • Les groupes continuent d’amasser des fonds et de planifier des activités en vue du séjour de leur groupe partenaire.

  • Les leaders de groupe jumellent leurs participants et la communication entre les jeunes se poursuit.

  • Comme il s’agit d’une tâche très importante et cruciale au succès de l’échange, le jumelage des jeunes devrait débuter dès que les membres de votre groupe sont identifiés.

  • 35 jours avant le départ, les billets de voyage électroniques sont achetés et traités, et toutes les composantes du voyage sont facturées sous réserve de l’autorisation du YMCA. Votre partenaire et vous devez avoir soumis tous les documents requis avant d’acheter vos billets de voyage.

(Échanges du printemps : En raison de l’entente conclue avec le bailleur de fonds concernant l’achat des billets, les groupes qui voyageront en mai ou en juin auront des échéances au début de mars afin d’assurer qu’ils disposent de suffisamment de temps pour les respecter.)

  • La liste des billets doit être acheminée à votre Coordonnateur régional deux semaines avant d’accueillir votre groupe partenaire. Votre Coordonnateur régional contre-vérifiera la liste avec les références approuvées en dossier et la liste finale des participants soumise par votre groupe partenaire. S’il y a des ajouts ou des omissions par rapport à la liste originale, ces changements devront être discutés avec votre Coordonnateur.

  • Les documents relatifs à votre voyage vous seront expédiés par courriel par votre agent de voyages deux semaines avant le départ, sous réserve de l’autorisation du YMCA. Le tout dépend de la soumission de TOUS les documents manquants et les paiements des participants.

  • Toutes les corrections, annulations et modifications doivent être faites au plus tard 72 heures avant le départ.

  • À ce point, les groupes visiteront puis accueilleront leur groupe partenaire.

  • S’il y a des problèmes pendant ce temps, les leaders de groupe communiqueront avec leur Coordonnateur régional / agent de voyages afin de les résoudre.

  • Si vous avez besoin d’aide relativement au voyage dans le cadre de votre échange, vous pouvez communiquer avec UNIGLOBE durant les heures d’ouverture normales, ou composer le numéro d’urgence 1-800-206-1595, référence SOS, code 2DJ2. Veuillez noter que votre code de réservation est inscrit au bas de votre itinéraire.

  • Quand l’échange est terminé, les leaders de groupe recevront un courriel renfermant de l’information sur l’évaluation du programme devant être complétée dans les deux semaines subséquentes.

N’hésitez pas à nous faire parvenir vos articles, photos et récits relatifs à votre échange afin que nous puissions les partager avec notre bailleur de fonds. Cela a pour effet de rehausser l’expérience que nous racontons.

 

 

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