Processus en bref – Échanges basés sur un voyage

Candidature 

  • La demande est reçue et examinée par le YMCA;

  •  Les groupes sont jumelés selon les critères de sélection suivants : 

o    L'âge des jeunes; 
o    La taille du groupe; 
o    Les centres d’intérêt; 
o    Les coûts. 

*Tous les groupes se manifestant avant les jumelages seront évalués dès réception de la demande.

Un groupe de personnes sont à genoux autour d’un feu de camp. Ils sont près d’un lac et sont en train de diner.

Offre de jumelage

  • Une lettre comprenant une offre potentielle est envoyée au responsable de groupe via le coordonnateur régional si un groupe partenaire approprié ou convenable a été trouvé.

  • Les responsables des deux groupes commencent à échanger à propos de la taille du groupe, des dates du voyage, de leurs objectifs et attentes

  • Une fois qu’une entente a été conclue, vous devez retourner le formulaire à votre coordonnateur régional. La date limite pour retourner ce formulaire est habituellement une semaine après l’obtention de cette approbation.

Une fois que les deux groupes ont accepté l’entente et que les dates et les chiffres correspondent, vous avez un échange officiel.

Lettre d’acceptation conditionnelle

  • Une fois que nous aurons reçu l’acceptation du jumelage de la part des deux groupes, nous pourrons confirmer votre échange et commencer à préparer les documents administratifs en vue de leur date limite de soumission.

  • Une lettre d’acceptation conditionnelle vous sera acheminée avec une liste de documents requis, le nom de votre agent de voyages, le numéro de votre groupe et la date limite pour faire parvenir les documents.

  • Cette lettre conditionnelle doit être signée par un signataire autorisé.

Itinéraires

  • Les responsables de groupe doivent communiquer avec leur agent de voyage dès la réception de la lettre d’acceptation conditionnelle afin de passer en revue et confirmer leur itinéraire, avant que des acomptes puissent être versés.

Documents

  • Tous les documents nécessaires sont sur ce site Web ou seront envoyés par courriel par votre coordonnateur régional.

  • Les groupes travaillent également avec leur coordonnateur régional afin de soumettre tous les documents requis avant les échéances fixées. Ces échéances sont déterminées par la date du séjour du premier groupe (6-8 semaines avant cette date).

    • Échanges du printemps : En raison de l’entente conclue avec le bailleur de fonds concernant l’achat des billets, les groupes qui voyageront en mai ou en juin auront des échéances au début de mars afin d’assurer qu’ils disposent de suffisamment de temps pour les respecter.

  • Tout retard pour effectuer ces suivis pourrait résulter en l’annulation ou la modification des dates de l’échange.

  • Vous recevrez des bouteilles d’eau, des insignes porte-nom avec cordon, et des étiquettes de bagages après que tous les documents et les paiements des frais des participants auront été soumis.

Orientation des animateurs de groupe 

  • L’orientation des animateurs de groupe a lieu en novembre et décembre pour les échanges du printemps.

  • Une séance d’orientation détaillée est offerte à tous les animateurs du programme Échanges Jeunesse Canada du YMCA.

  • Dans la plupart des cas, cette activité est offerte en petits groupes animés par les coordonnateurs régionaux de chaque région. Lorsque cela n’est pas possible, les coordonnateurs régionaux offriront la formation au chef de groupe sur une base individuelle ou, si la distance ne le permet pas, par l’entremise d’une conférence téléphonique.

Planification pré-échange

  • L’animateur étudie le Manuel à l’intention des animateurs

  • Passer en revue les politiques de l’organisme ou de la commission scolaire liées aux voyages (ratio adulte/participants, séjour à la maison, etc.).

  • Obtenir un certificat d’assurance et ajouter le nom du YMCA du Grand Toronto à titre d’assuré supplémentaire.

  • Recruter et sélectionner les jeunes qui participeront

  • Organiser des réunions régulières tout au long du processus de planification.

  • Les groupes organisent des activités pour collecter des fonds.

  • Établir des liens entre les deux communautés;  échanger des informations sur les communautés, la culture et les évènements spéciaux.

  • Organiser une rencontre d’information avec les parents/tuteurs.

  • Jumeler les participants et les familles d’accueil.

  • Contacter les médias locaux et les autorités locales pour les informer de votre participation au programme d’échange.

  • Les groupes rempliront les formulaires requis et prépareront leurs plans d'activités y compris les mesures de sécurité.

Lors de la planification de l’échange, les jeunes sont souvent une ressource inexploitée. Les participants peuvent aider à planifier, prendre des responsabilités et organiser des activités, ce qui favorisera leur engagement dans le projet d’échange et leur permettra de mieux approprier leur expérience.

Documents relatifs au voyage

  • Tout changement apporté en tout temps à la composition des groupes, aux noms des participants, aux dates, etc., doit être autorisé par le YMCA.

  • Les noms inscrits sur les billets seront basés sur ceux se trouvant sur les formulaires de consentement des participants, donc il est important que ces derniers soient exacts.

  • Les documents relatifs à votre voyage vous seront expédiés par courriel par votre agent de voyages deux semaines avant le départ, sous réserve de l’autorisation du YMCA. Le tout dépend de la soumission de TOUS les documents manquants et des paiements des participants.

Voyage et accueil

  • Les groupes visiteront puis accueilleront leur groupe jumeau.

  • Les jeunes participent à des sessions d’éducation de groupe ainsi qu’à des activités culturelles régionales, et passent du temps avec leurs hôtes pour apprendre à les connaître.

  • Les participants planifient et organisent un projet d’engagement communautaire dans chaque communauté.

  • Les groupes découvrent la diversité du Canada en visitant la communauté à laquelle ils sont jumelés, et ils découvriront leur propre communauté du point de vue de leur groupe jumeau lorsqu’ils les accueilleront.

  • Le YMCA offre du soutien et des conseils tout au long de cette phase pour assurer le bon déroulement du programme d’échange.

Post-échange  

Afin de clore l’expérience d’échange, il est important d’offrir l’occasion aux participants, à leurs parents et aux membres du groupe de discuter ensemble de ce qui leur a plu ou déplu, et de ce qu’ils retirent de l’expérience.

  • Faire un compte-rendu avec les jeunes;

  • Permettre aux jeunes de partager leur expérience avec la communauté;

  • Maintenir le contact entre les jeunes;

  • Dresser un rapport post-échange;

  • Sondages;

  • Appel de suivi avec votre coordonnateur régional;

  • Partager des photos/vidéos avec votre coordonnateur régional.