Processus en bref – Échanges virtuels

Candidature

  • La demande est reçue et examinée par le YMCA;

  • Les groupes sont jumelés selon les critères de sélection suivants :

    • L'âge des jeunes;

    • La taille du groupe;

    • Les centres d’intérêt.

Offre de jumelage

  • Une lettre comprenant une offre potentielle est envoyée au responsable de groupe via le coordonnateur régional si un groupe partenaire approprié ou convenable a été trouvé.

  • Les responsables des deux groupes commencent à échanger à propos de la taille du groupe, des dates de participation, de leurs objectifs, de leurs attentes et des technologies.

  • Une fois qu’une entente a été conclue, vous devez retourner le formulaire à votre coordonnateur régional. La date limite pour retourner ce formulaire est habituellement une semaine après l’obtention de cette approbation.

Une fois que les deux groupes ont accepté l’entente et que les dates et les chiffres correspondent, vous avez un échange officiel.

Une carte grise du Canada. Il y a deux écrans d’ordinateur en bas de l’image, et sur chacun d’eux on voit quatre personnes. Une bulle de texte émane de chaque ordinateur. Le logo YMCA est en rouge en haut. En bas on peut lire « Programme d’échange virtuel du YMCA »

Lettre d’acceptation conditionnelle

  • Une fois que nous aurons reçu l’acceptation du jumelage de la part des deux groupes, nous pourrons confirmer votre échange et commencer à préparer les documents administratifs en vue de leur date limite de soumission.

  • Une lettre d’acceptation conditionnelle vous sera acheminée avec une liste des documents requis, le numéro de votre groupe et la date limite pour faire parvenir les documents.

  • Cette lettre conditionnelle doit être signée par un signataire autorisé.

Pré-échange

  • Le responsable de groupe consulte le document Boîte à outils pour les animateurs de groupe

  • Une séance d’orientation détaillée est offerte à tous les animateurs d'échanges virtuels

  • Obtenir un certificat d’assurance et ajouter le nom du YMCA du Grand Toronto à titre d’assuré supplémentaire.

  • Recruter et sélectionner les jeunes qui participeront.

  • Organiser des réunions régulières tout au long du processus de planification.

  • Établir des liens entre les deux communautés;  échanger des informations sur les communautés.

  • Jumeler les participants et encourager les connexions.

  • Les groupes rempliront les formulaires requis et prépareront leurs plans d'activités y compris les mesures de sécurité.

Activités de l’échange

  • Pendant la phase de l’échange, chaque groupe va organiser, tour à tour, une activité pour leur groupe jumeau.

  • Les jeunes participent à des activités éducatives et culturelles tout en passant du temps avec leurs hôtes et en apprenant à les connaître.

  • Les groupes découvrent la diversité du Canada en « visitant » virtuellement la communauté à laquelle ils sont jumelés, et ils découvriront leur propre communauté du point de vue de leur groupe jumeau lorsqu’ils les accueilleront.

Post-échange

Afin de clore l’expérience d’échange, il est important d’offrir l’occasion aux participants, à leurs parents et aux membres du groupe de discuter ensemble de ce qui leur a plu ou déplu, et de ce qu’ils retirent de l’expérience.

  • Faire un compte-rendu avec les jeunes;

  • Permettre aux jeunes de partager leur expérience avec la communauté;

  • Maintenir le contact entre les jeunes;

  • Dresser un rapport post-échange;

  • Sondages;

  • Appel de suivi avec votre coordonnateur régional;

  • Partager des photos/vidéos avec votre coordonnateur régional.