Documents relatifs à l’hébergement

Marche à suivre:

1. Demandez aux parents de remplir le formulaire « Contrat de la famille d’accueil » et « Références de la famille » (Formulaire 5) en même temps que le « Consentement et contrat du participant » (Formulaire 1).

2. Appelez les trois références. Utilisez le formulaire « Interview des références » (Formulaire 6).

3. Interviewez la famille d’accueil chez elle, si vous pensez que cela vous aidera à prendre votre décision.

4. Communiquez votre décision à la famille. Si vous décidez que la famille ne convient pas, informez- la par écrit, mais ne donnez pas d’explication. Vous trouverez plus loin un exemple de lettre de refus.

5. Remplissez tous les formulaires et mettez-les sous clé.

6. Signez la lettre d’acceptation de l’animateur. Vous confirmerez ainsi que toutes les familles d’accueil ont fait l’objet d’une enquête. Envoyez la lettre au bureau des Échanges du YMCA.

Un certain nombre de documents sont utilisés pour la portion hébergement de l’échange.

 

Références de la famille d’accueil et entrevues

Le formulaire « Références de la famille d’accueil et entrevue » est utilisé pour chaque participant qui sera hébergé par une famille d’accueil.

  • La vérification des références doit se faire dans le plus grand respect des familles et de leur vie privée, tout en permettant de s’assurer que la famille sera apte à accueillir un participant.

  • Veuillez consulter le Manuel à l'intention des animateurs aux pages 22-23 pour connaître les étapes du processus de vérification.

  • Trois références doivent remplir le formulaire et le formulaire ORIGINAL des entrevues DOIT parvenir au bureau régional avant la date limite assignée à votre groupe.

  • Assurez-vous qu’aucune référence n’est un membre de la même famille ou n’a un quelconque lien de parenté avec la famille d’accueil.

  • La personne qui agit à titre de référence peut être, par exemple, l’employeur, un collègue, le médecin de famille, l’enseignant de l’enfant ou son directeur d’école.

  • Assurez-vous que chaque formulaire de références soit signé et daté par la personne qui a effectué l’entrevue et qu’en tant que chef de groupe, vous avez approuvé toutes les familles d’accueil et signé tous les formulaires de références.

  • Assurez-vous que l’interviewer et la référence ne soit pas la même personne.

  • Vous n’avez pas besoin d’envoyer ces formulaires s’il s’agit d’un hébergement autre qu’en famille d’accueil.

Contrat de la famille d’accueil alternative

La liste d'hébergement

La liste d'hébergement contiendra les noms et les coordonnées de chaque famille qui héberge pendant l'échange. 

Ce doit être soumis à votre coordonnateur régional au moins deux semaines avant vos hôtes du groupe. S'il y a des responsabilités partagées cantonnement pendant la semaine d'hébergement alors s'il vous plaît indiquer quels jours la famille accueille sur la liste. 

Dans certains cas, il peut être nécessaire de déplacer les jeunes à une nouvelle famille d'accueil. Si c'est le cas, assurez-vous que votre coordonnateur régional est conscient et ensuite soumettre une liste d'hébergement révisée dès que possible.

Hébergement de groupe 

Vos participants logeront peut-être en groupe, soit dans le cadre du plan d’activités d’accueil (par exemple, une excursion en camping ou une soirée pyjama), soit parce que c’est nécessaire pour éliminer les obstacles à la participation. L’hébergement de groupe a normalement lieu dans un dortoir scolaire, un camp ou une auberge de jeunesse. En général, l’hôtel n’est pas une option parce que c’est cher, accessible au public, et que vous avez peu de contrôle sur les gens qui y séjournent. 

Si l’hébergement de groupe fait partie de votre plan d’activités, vous devez remplir le Formulaire d'hebergement de groupe, signé par votre groupe jumeau et faire parvenir le tout à votre coordonnateur régional avec le reste de vos documents.

 

Si l’objectif de l’hébergement de groupe est d’éliminer les obstacles à la participation, il s’agit d’une mesure d’exception et vous devrez en discuter avec votre coordonnateur régional avant d’aller de procéder. 

 

Si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web, veuillez  communiquer avec nous. Veuillez nous dire quel est votre problème.