Informez tout le monde de votre programme d'échanges

En participant à l'échange, vous participez dans votre propre collectivité et celle de la collectivité partenaire. Dans toutes les étapes de l'échange (y compris avant et après le voyage et l'accueil), soyez à l'affût, vous-même et votre groupe, des façons de faire connaître tous azimuts votre programme d'échanges.

 

Communiquez avec les groupes communautaires

Communiquez avec les organismes de bienfaisance, la chambre de commerce et les gens du milieu des affaires. Demandez aux parents des participants de parler de l’échange. Y a-t-il des parents membres d’un groupe communautaire qui seraient intéressés à soutenir l’échange? Ce soutien peut prendre la forme d’une participation aux activités de collecte de fonds, d’une contribution financière ou d’une invitation au groupe à faire une présentation après l’échange.

 

Communiquez avec les médias

Diffusez un communiqué de presse deux semaines avant l’échange, et donnez suite par téléphone quelques jours avant l’événement. Contactez les journaux, les stations de radio, et les stations de télévision. Discutez avec votre station de télévision locale.

Dans un échange jumelant un groupe d’Iqaluit, au Nunavut, et d’Edmonton, en Alberta, les parents et les membres de la communauté ont pu suivre les étudiants parce que la station de télévision locale a filmé les activités de l’échange.

Bien qu’il soit généralement plus facile d’obtenir une couverture médiatique dans les petites villes, les groupes d’échange ont également fait la manchette dans les grands centres urbains. Cela dépend des activités que vous organisez pendant l’échange : sont-elles intéressantes? Photogéniques? Quelles sont les autres grandes nouvelles du jour? Les médias s’intéressent souvent aux activités bénévoles qui mettent en valeur des enjeux d’intérêt local. Des appels effectués par certains membres de votre groupe peuvent peut-être susciter l’intérêt des médias.

 

Rédigez des articles

Rédigez des articles au sujet de l’échange à l’intention des journaux communautaires. Cette initiative amène parfois des dons à votre organisation.

 

Préparez un dossier de presse

Vous pouvez préparez un dossier de presse comportant les informations suivantes :

 

• de l’information sur le groupe;

• de l’information sur la communauté jumelle;

• des renseignements sur le programme Échanges Jeunesse Canada du YMCA;

• un communiqué de presse;

• un plan d’accueil;

• une liste des participants (prénoms seulement); 

• les coordonnées de la personne-ressource.

 

Conseils pratiques relatifs aux médias

Le communiqué devrait être présenté à double interligne et ne devrait pas excéder deux pages (idéalement une page). Indiquez toujours votre nom et numéro de téléphone à titre de personne-ressource.

 

Utilisez les plateformes en ligne

Vous pouvez susciter beaucoup d'engouement pour votre projet dans les collectivités en utilisant les plateformes comme les pages Facebook, Twitter, Tumblr ou d'autres blogues. C'est l'endroit idéal pour échanger des photos et des anecdotes et pour sensibiliser les gens à votre échange, votre collectivité et votre programme. Le fait d'envisager votre présence en ligne peut aussi contribuer aux efforts de financement de votre groupe. Les sites de financement participatif peuvent constituer une excellente façon de faire circuler le message concernant votre échange, de recueillir des fonds et de mobiliser vos jeunes et votre collectivité (en particulier si les membres de votre groupe travaillent ensemble à concevoir des récompenses créatives pour les donateurs en ligne). Comme chaque fois que vous communiquez avec le public, assurez-vous de suivre les conseils ci-dessous :

Principaux éléments de reportage

Le communiqué doit être rédigé clairement et fournir tous les renseignements nécessaires pour susciter l’intérêt du lecteur. Il doit répondre aux questions « qui, quoi, quand, où et pourquoi »

 

Photos

La plupart des journaux cherchent des sujets intéressants pour illustrer leurs histoires. Insérez l’horaire complet de vos activités avec votre communiqué de presse pour que le rédacteur en chef puisse voir ce qui constituerait une belle occasion photographique.

Peut-être voudrez-vous proposer une idée pour un événement photogénique?

 

Écrivez à vos élus 

Parlez-en à votre député, maire, conseiller ou représentant provincial.

Pour les coordonnées de votre député, consultez le site:

 

 www.parl.gc.ca.

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Toute la publicité doit préciser que le voyage est financé par le gouvernement du Canada par l'entremise du programme Échanges jeunesse Canada YMCA.

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